Le système d’information (SI) au service de l’entreprise

• • Applications
• Frédéric

Cette fois-ci, j’aborde un sujet assez généraliste qui va déboucher vers différents articles concernant le système d’information et de partage des données dans l’entreprise, mais aussi au dehors.

Le SI, qu’est ce que c’est ?

Tout d’abord de quoi parle-t-on ? Pour faire simple, du ou des outils permettant de centraliser ou diffuser une information ou bien d’exécuter une procédure dans votre entreprise.

Cela va de l’email en passant par votre site ou boutique en ligne tout en rejoignant votre ERP, Gestion commerciale, CRM, Base de données Emailing…

Si on en croit Wikipédia :

Un système d’information (S.I.) est un ensemble organisé de ressources (technologie, personnel, données et procédures) qui permet de collecter, stocker, traiter et diffuser de l’information dans un environnement donné.

Dans cette définition, nous retrouvons les 4 points les plus importants entre parenthèses.

Technologie ? Techno mais Logique !

Un système d’information c’est un concept, on va se servir d’outils ou ressources permettant de faciliter la vie des utilisateurs, récepteurs ou émetteurs d’une information.

Tout cela grâce à une technologie (internet, téléphone, par exemple). Il est évident que l’informatique est un des supports technologiques qui a accéléré le traitement de l’information.

Personnel (Et oui, on parle bien d’humains !)

Cela vaut bien la peine de mettre une foule de machines, de scripts, de robots… Si il n’y a personne à qui cela profite !

Toutes ces données servent avant tout à des humains de même qu’elles peuvent alimenter d’autres machines, mais pensons avant tout à nous… Et à tout ce que les machines peuvent faire à notre place.

Données, Données, Don & Moi !

Le truc ultime après lequel on court tout le temps c’est bien les données (ou informations).

Que ce soit des fichiers, des emails échangés avec un prospect ou un client, une liste de tarifs, des visuels produit, un prospectus, un plan, un logo…

Depuis près de 15 ans que j’ai mis les pieds dans la vie « active », j’ai rarement vu des entreprises où il n’y avait pas des lacunes sur ce point.

Passé du coté obscur de la force… commerciale, c’est là que j’ai constaté ma difficulté à garder l’information saine et fraîche.

Un fichier de contacts et de clients périme vite, très vite… Les collaborateurs vont et viennent, ne s’en font pas forcément une priorité.

Procédures : Pros & Durs

Le truc bien pratique dans une procédure, c’est de définir une bonne fois pour toutes le chemin d’une information et les actions que l’on va exécuter pour la traiter.

Quel temps gagné quand on prend la peine d’en passer à bien réfléchir et poser des procédures.

Autant de temps de gagné quand les affaires marchent et qu’il faut rajouter des wagons à votre « TGV business ».

Sauter cette étape, c’est le meilleur des moyens pour se retrouver débordé et ne pas pouvoir déléguer certaines opérations ou bien d’avoir du mal à former convenablement un nouveau collaborateur et risquer d’avoir du mal à avancer.

Pourquoi tu nous parles de ça ?

Peut-être parce que l’on aborde des projets de plus en plus “sensibles” mais surtout parce qu’il s’agit de problématiques que l’on traite depuis un bout de temps et que cela à tendance à s’accentuer…

Parce qu’avec l’émergence de fabuleuses solutions, l’utilisation en devient parfois très vite chaotique et désordonnée.

Faute peut-être d’avoir constaté cela à plusieurs reprises ces dernières semaines dans des consultations qui n’ont pas abouties, il me semblait sympa de faire couler de l’encre numérique à ce sujet sur notre blog 🙂

C’est aussi l‘occasion de mettre en avant notre expérience et les solutions avec lesquelles nous travaillons au quotidien chez Ukoo, mais aussi celles déjà déployées chez nos clients.

Alors à quoi pourrait servir un SI efficace ?

Centraliser les données

Chose cruciale et indispensable à une activité efficace de chaque collaborateur. Cela permet évidemment de remonter ces données à une direction souvent éloignée des flux d’activité quotidiens.

Partager/Diffuser/Protéger des données

Oui c’est possible, mais surtout essentiel pour interagir avec vos clients !

C’est aussi bien plus facile de protéger l’accès à une application qu’à des tableurs excel qui voyagent de boites mails en clés usb, de smartphones à l’ordinateur de la maison truffé de spywares et autres virus.

Tout simplement : gagner du temps et pouvoir se consacrer à des choses plus sympathiques (classer des papiers qui traînent sur votre bureau, faire encore plus de colis ;-))

Des exemples en veux-tu ? En voilà… Très Prochainement 😉

Je vous sens déjà trépigner d’impatience…

Dans le prochain article je vous présenterai une partie de la suite ZOHO, des outils dont les fonctionnalités sont très riches et les possibilités impressionnantes pour des applications très rapides à déployer et facilement accessibles pour les TPE/PME du secteur E-commerce :

Zoho CRM

• Gestion de la relation prospects/clients/fournisseurs
• Automatisez les tâches récurrentes et concentrez-vous sur ce que vous faites de mieux : Vendre !
• Exploitez les outils intégrés que vous soyez au bureau ou à l’extérieur grâce à l’application mobile.
• Gardez le contact grâce aux interfaces, formulaires et outils sociaux.

Zoho SUPPORT

• Support clients

Définissez des règles de prise en charge des demandes, suivez les interactions avec vos clients ou prospects, mettez en place des formulaires de demande spécifiques, entretenez une foire aux questions…

Avec un aperçu des fonctionnalités embarquées de messagerie collaborative, Suite bureautique et Partage de documents mais surtout la solution ultime pour synchroniser tout cela avec votre boutique en ligne PRESTASHOP 😉